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sexta-feira, 23 de novembro de 2018

Ministério do Planejamento realizará workshop sobre AFD


Workshop
Assentamento Funcional Digital – AFD



A Secretaria de Gestão de Pessoas – SGP, por intermédio do Departamento de Gestão dos Sistemas de Pessoal – DESIS, convida para o “Workshop AFD”, que será realizado no dia 12 de dezembro de 2018, em Brasília – DF.

O objetivo é reunir servidores da área de Recursos Humanos para apresentar o SIGEPE-AFD, a nova Portaria Normativa e o Processo Licitatório em curso para contratação da empresa que prestará serviços de digitalização do legado das pastas funcionais.

Local: Min. do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
End.: Esp. dos Ministérios, bloco K, auditório do subsolo
Data: 12/12/18
Horário: 14h às 18h


quinta-feira, 4 de outubro de 2018

Ministério do Planejamento anuncia mudanças no Assentamento Funcional Digital - AFD

O Assentamento Funcional Digital (AFD) é uma iniciativa do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão para inclusão e acesso de documentos em ambiente digital e se trata de uma plataforma de consulta ao dossiê funcional dos servidores públicos federais.



Criado oficialmente pela Portaria SEGRT/MP nº 4/2016 e recentemente atualizado pela Portaria SEGRT/MPDG nº 9/2018, o AFD vem transformando a rotina das unidades de gestão de pessoas dos órgãos e entidades do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC).

COMO ESTÁ O AFD NAS IFES?

De acordo com levantamento realizado pelo Grupo de Trabalho do Assentamento Funcional Digital (GT/AFD) da Rede Arquifes, por meio de questionário enviado através do Sistema de Informações ao Cidadão em setembro de 2018, mais de 75% das IFES já iniciaram a inclusão de documentos no AFD.

Para o coordenador do GT, Pedro Felipy Cunha da Silva, Arquivista da UFPB, embora a maioria das IFES já tenha iniciado a implantação do AFD, ainda existe um longo caminho a ser percorrido até a implantação definitiva nas atividades de produção diária e na inclusão do legado. Segundo ele, é necessário integrar a implantação do AFD com o Processo Eletrônico e com um Plano de Gestão de Documentos, para que as instituições tenham ferramentas efetivas de eficiência administrativa.

O QUE VAI MUDAR?

No último dia 02/10/2018, por meio da Mensagem Nº 560406 enviada aos Dirigentes de Recursos Humanos pelo Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), o Governo Federal anunciou o lançamento do Novo Sistema de Gestão do AFD.

De acordo com o comunicado, a nova plataforma será disponibilizada no Sistema de Gestão de Pessoas (SIGEPE) com o objetivo de agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, integrar demais módulos, bem como resguardar direitos e deveres dos órgãos e entidades.

O MPDG acredita que esta mudança trará os seguintes benefícios para os usuários:

1 - Integração com SIAPE e SIGEP, diminuindo a necessidade de solicitar carga pontuais e compartilhamento de pastas;
2 - Acesso aos assentamentos dos servidores por meio do nome do servidor, CPF e matrícula;
3 - Pesquisas por UPAG, UORG e Situação Funcional;
4 - Usabilidade Padrão SIGEPE;
5 - Assinatura digital nos documentos dentro da plataforma AFD;
6 - Acesso ao sistema somente via certificado digital;
7 - Conversão de documentos WORD para PDF/A e OCR e conversão PDF para PDF/A dentro da plataforma AFD até 2,5MB.

Para utilizar o Novo Sistema de Gestão do AFD, todos os operadores precisam estar com e-mail institucional cadastrado no SIGEPE.

O seguinte calendário de implantação foi divulgado:

02/10/2018 - Comunicação aos usuários;
08/10/2018 - Disponibilização de tutorial;
19/10/2018 - Cadastramento dos operadores do atual SGAFD no Módulo do SIGEPE. Este cadastramento será realizado pelo MP;
19/10/2018 - Disponibilização aos Cadastradores Parciais de orientação sobre como dar permissão para os novos operadores via SIGAC;
22/10/2018 - Conclusão da 1ª etapa de migração – Transferência dos arquivos do ambiente do atual SGAFD para o ambiente do SIGEPE;
22/10/2018 - Suspensão da funcionalidade de incluir documento no atual SGAFD;
22/10/2018 - Liberação de acesso para os usuários (operadores e auditores) do novo módulo AFD incluir documentos;
26/10/2018 - Liberação da atualização do Curso EAD na ENAP;
15/11/2018 - Conclusão da 2ª etapa de Migração - Disponibilização dos documentos na pasta dos servidores;
01/01/2019 - Desligamento do AFD.

COMO SABER MAIS SOBRE O ASSUNTO?

O levantamento completo sobre a implantação do AFD nas IFES realizado no GT/AFD/ARQUIFES será apresentado e discutido na próxima semana no VIII CNA.

O AFD e outros temas importantes para as atividades de Arquivo nas IFES, como  Atualização do Plano de Classificação, Processo Eletrônico, Acervo Acadêmico Digital, Repositórios e Plataformas Digitais serão discutidos na IV Reunião Arquifes que irá ocorrer em 09/10/2018 durante o VIII Congresso Nacional de Arquivologia, no Centro de Convenções de João Pessoa/PB.

Participe!



Para se inscrever no VIII CNA acesse http://www.viiicna.com.br/
Para saber mais acesse o  Roteiro da Reunião ARQUIFES no CNA




terça-feira, 19 de junho de 2018

Grupos de Trabalho da Rede Arquifes são iniciados


Prezados colegas Arquifes,

Foram criados os Grupos de Trabalho na última reunião dos Arquifes no VII Congresso Nacional de Arquivologia em Fortaleza, e ratificados no 5º Enarquifes, ocorrido em Rio Grande, com o objetivo de contribuir com as atividades desenvolvidas nos arquivos das IFES.


Convidamos os profissionais que queiram contribuir com a discussão para que possamos ter resultados com metas estabelecidas até o próximo CNA. Os grupos de Trabalho são os seguintes:

1) Acervo Acadêmico.
2) Assentamento Funcional Digital (AFD)
3) Classificação Documental
4) Repositórios e Plataformas de Acesso Digitais
5) Processo Eletrônico Nacional (PEN)

Salientamos que a adesão e participação deverá ser colaborativa, e que os coordenadores serão responsáveis por organizar, conduzir e darem feedback das discussões e ações na próxima reunião do CNA marcada para outubro de 2018.

Portanto, por favor, entrem no grupo ou nos grupos apenas se tiverem disponibilidade para contribuir.
Disponibilizaremos agora cronograma, objetivos de cada GT e os links de participação.

Comitê Nacional ARQUIFES


Link para participar do GT Acervo Acadêmico




Link para participar do GT AFD


Link para participar do GT Classificação



Link para participar do GT RDC-Arq e Plataformas de Acesso


Link para participar do GT PEN




Dúvidas, sugestões, informações?


segunda-feira, 28 de maio de 2018

Participe dos Grupos de Trabalho da REDE ARQUIFES


A Rede de Arquivistas e Técnicos de Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior - Rede Arquifes é um grupo formado por servidores públicos interessados em contribuir para o desenvolvimento das atividades de Arquivo nas IFES.

A concretização dos objetivos da rede só é possível com a participação dos membros por meio dos Grupos de Trabalho. Nesse sentido, o Comitê Nacional (CNIFES) convida todos os interessados em contribuir na discussão de ideias e nas ações dos GRUPOS DE TRABALHO DA REDE ARQUIFES.

Grupos de Trabalho existentes:

1) Classificação Documental 
2) Assentamento Funcional Digital (AFD)
3) Processo Eletrônico Nacional (PEN)
4) Arquivos Permanentes e Memoriais
5) Repositórios e Plataformas de Acesso Digitais (RDc-Arq e ICA-Atom)

Novo Grupo de Trabalho proposto:
6) Acervo Acadêmico e Portaria MEC 22/2017

O mês de junho de 2018 será dedicado para a confirmação da composição dos GTs e definição do plano de trabalho e resultados a serem apresentados na 4ª Reunião ARQUIFES que ocorrerá no CNA, no mês de outubro de 2018, na cidade de João Pessoa.

Se você tem interesse em participar, envie um e-mail para arquifes@gmail.com
Ou fale com o representante da sua região no CNIFES


sexta-feira, 23 de março de 2018

IFPE realiza capacitação específica para novos Técnicos de Arquivo

Com o objetivo de familiarizar os Técnicos de Arquivo e os servidores das unidades de Protocolo com as principais demandas relacionadas à área de Arquivologia, a Diretoria de Gestão de Pessoas (DGPE) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco (IFPE), realizou no período de 12 a 16 de março de 2018, uma Capacitação sobre Demandas Arquivísticas, com carga horária de 40 horas.



O curso foi realizado no Campus Recife do IFPE, e foi ministrado pelo Arquivista da UFPB, Pedro Felipy Cunha da Silva e pelo Técnico de Arquivo do IFPE, Daniel Péricles Santos Canuto.

PROGRAMAÇÃO

DIA 1 - ARQUIVOLOGIA
- Conceitos básicos de Arquivologia
- Legislação arquivística
- A gestão de documentos no IFPE
- Como organizar arquivos setoriais
- Sistema unificado de administração pública - SUAP
- Os arquivos na estrutura orgânica do IFPE

DIA 2 - PROTOCOLO
- Legislação sobre atividades de Protocolo
- Manual de Protocolo do IFPE
- Oficina prática de Protocolo

DIA 3 - PEN
- Decreto 8.539
- Portaria Interministerial nº 1.677/2015
- Processo Eletrônico Nacional - PEN
- Os processos administrativos no IFPE
- Análise do SEI e SUAP

DIA 4 - AVALIAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Classificação de Documentos
- Avaliação de Documntos
- Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
- Portaria MEC nº 1.261/2013
- Oficina prática de classificação

DIA 5 - AFD
- Conceitos do Assentamento Funcional Digital
- Portaria Normativa MP nº 4/2016
- Implantação da etapa de produção diária
- Planejamento para as etapas de atualização e legado
- Oficina prática de AFD



O treinamento contou com representantes de 10 dos 16 campi do Instituto, além de representantes da Reitoria. Estavam presentes servidores dos seguintes campi: Recife, Palmares, Vitória de Santo Antão, Cabo de Santo Agostinho, Abreu e Lima, Barreiros, Paulista, Ipojuca, Caruaru, Igarassu e Reitoria.

Parabéns ao IFPE pela iniciativa de capacitação.

REDE ARQUIFES