A
Rede Nacional de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior, a partir de iniciativa de seu
Grupo de Trabalho ‘Políticas Arquivísticas Institucionais’, composto por arquivistas e técnicos em arquivo de diferentes IFE, na expectativa do impacto da
Política de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal nos Órgãos Seccionais do SubSIGA/MEC, apresenta um conjunto de contribuições à proposta do decreto a partir de reflexões acumuladas que têm como perspectiva a defesa de uma Política que efetivamente garanta a preservação, acesso e uso dos arquivos a serviço do progresso da sociedade e sua transformação em uma sociedade socialmente justa.
a) SUGESTÃO DE ALTERAÇÃO:
Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão de Documentos e Arquivos – PGDeArq, da administração pública federal, com a finalidade de estabelecer princípios e diretrizes para a gestão de documentos e arquivos dos órgãos e entidades públicas, com vistas à produção, classificação, avaliação, preservação, aquisição, descrição, acesso e difusão de seus documentos.
JUSTIFICATIVA: Ao sugerir abarcar a Gestão de Documentos e a Gestão dos Arquivos em uma única política, se faz necessária a inclusão das atividades arquivísticas necessários durante todo o ciclo de vida dos documentos (corrente, intermediária e permanente), por isso sugerimos a inclusão das funções arquivísticas de Rosseau e Couture (1988), como também a inclusão das funções de descrição e difusão realizadas na fase permanente. Sugerimos também a inclusão da função ‘acesso’ em atendimento ao inciso XXXIII do art. 5º , ao inciso II do § 3º do art. 37 e ao § 2º do art. 216 da Constituição Federal, ao art. 5º, da Lei do 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e à Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
b) INCLUSÃO DOS CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Art. 2º
Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Aquisição: Ingresso de documentos em arquivo seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo, ou ainda, análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
Descrição: Criação de uma representação precisa de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, quaisquer que sejam, pela apreensão, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar materiais arquivísticos e o contexto e sistemas de documentos que os produziram.
Difusão: Estratégias que visem à acessibilidade, transparência, atingir o público, realizar a mediação, procurando maior proximidade dos usuários à informação contida nos acervos, por meio de canais de comunicação.
Produção: Etapa que compreende a elaboração ou recebimento de documentos em razão das atividades específicas de um órgão público e instituição de caráter público.
Instrumento de pesquisa: Produto da descrição que tem como função orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos.
Cadeia de custódia: ambiente no qual perpassa o ciclo de vida dos documento, linha contínua de custodiadores de documentos arquivísticos, desde o seu produtor até o seu legítimo sucessor, pela qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o início, não sofreram nenhum processo de alteração e, portanto, são autênticos.
JUSTIFICATIVA: A inclusão se faz necessária para dispor a definição das funções arquivísticas sugeridas para o art. 1º. Considerando que há o conceito de RDC-Arq, é importante incluir a definição de cadeia de custódia, principalmente, devido à integração entre os sistemas de negócios e o RDC-Arq.
Para auxiliar a compreensão da definição de descrição, sugerimos a inclusão da definição de instrumento de pesquisa.
c) SUGESTÃO DE ALTERAÇÃO:
Art. 5º - Inciso VI: Preservar, difundir e dar acesso ao patrimônio documental da administração pública federal.
JUSTIFICATIVA: Em observância à Lei nº 12.527/2011, a difusão para além de promover o acesso aos arquivos e aos documentos para aqueles que os buscam, potencializar a cultura e a construção de conhecimento que os arquivos detêm em favor da transparência e da democracia.
Acrescenta-se que a difusão dos benefícios dos serviços da gestão dos documentos e arquivos, além de promover a atuação dos agentes públicos, constitui-se num poderoso canal de comunicação para instruir, iluminar, esclarecer, oferecer letramento informacional a população quanto a formação de opinião relativa a questões que envolvam o arquivo e sua gestão.
Despertando soluções e problemas arquivísticos recorrentes, mas por vezes adormecidos no desconhecimento ou na falta de atenção do grande público.
A inclusão da difusão nos objetivos da política, visa garantir a transparência dos atos desenvolvidos; atrair parcerias; maior acessibilidade a um maior número de pessoas, servindo como instrumento de prestação de contas para a sociedade.
Acreditarmos que a difusão, torna as barreiras menos áridas para serem perpassadas, ao buscar apoio e a participação da coletividade de apoiadores, os mobilizando e sensibilizando quanto ao entendimento do arquivo como um bem coletivamente relevante para todos, e suporte estratégico para a boa governança. Pontuamos que a difusão, entendida como publicidade encontra amparo na Constituição Federal como um dos princípios basilares que a administração pública deve obedecer.
Em meio a um cenário onde há inúmeros interesses envolvidos na implantação de política pública, inserir a difusão nos objetivos de uma política de gestão de documentos e arquivo é uma excelente voz que dá a conhecer, a todos os agentes estatais e à sociedade civil, direta ou indiretamente afetada, os serviços prestados pelo arquivos governamentais federais, para que sejam percebidos e explorados o seu potencial de solução, a fim de que as suas causas também tenham um maior e melhor entendimento, eficácia e grau de sucesso.
É por meio da difusão que se dá visibilidade às fontes, antecipando ao público a riqueza documental de um arquivo. Sua importância está em chamar a atenção para o que está guardado; em um arquivo público, em dar publicidade ao que já é público, mas que muitos não conhecem; em construir, através do conhecimento desse patrimônio, a noção do seu valor.
Com atribuições de tamanha importância, acreditamos que a difusão é apenas uma dentre as ações que devem ser colocadas em primeiro plano nas políticas institucionais dos arquivos, como parte de uma relação de interdependência entre recolhimento, custódia, preservação e gestão documental. (BARBOSA; SILVA, 2020, p.46)
d) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
CAPÍTULO III: Os órgãos e entidades de que trata o §1o do art.1o deste decreto deverão definir no Plano Orçamentário Anual, dotação orçamentária destinada a implementação do Plano de Gestão de Documentos e Arquivos.
JUSTIFICATIVA: A sugestão tem como propósito estabelecer aos órgãos e entidades que disponham em seus orçamentos dotações destinadas à gestão de documentos e arquivos para garantir a implementação do Plano
e) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
Art. 9º
- Manual de gestão arquivística de documentos e arquivos;
- Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos;
- Vocabulário controlado;
- Instrumentos de pesquisa.
JUSTIFICATIVA: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ (Brasil). Câmara Técnica de documentos eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
f) SUGESTÃO DE ALTERAÇÃO:
Art. 10 - § 4º A identificação e submissão dos conjuntos documentais que excepcionalmente não constarem na tabela de temporalidade e destinação de documentos será objeto de avaliação pela CPAD do órgão, mediante elaboração de Plano Especial de Destinação de Documentos, aprovado pelo titular do órgão ou entidade e pela Direção-Geral do Arquivo Nacional, responsável por autorizar o uso do Plano Especial de Destinação de Documentos no âmbito do SIGA
JUSTIFICATIVA: Sugestão baseada no §2º, do Art. 2º, da Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020
g) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
Art. 12
Parágrafo 1º: O Plano de Gestão de Documentos e Arquivos deve estar articulado aos demais planos e políticas informacionais existentes no órgão ou entidade, tais como políticas de sistemas e segurança da informação.
Parágrafo 2º: O Plano de Gestão de Documentos e Arquivo deve contemplar as fases de planejamento, implementação e avaliação de suas estratégias e ações.
JUSTIFICATIVA: Conforme e-Arq Brasil (2011, p. 19):
“A política de gestão arquivística de documentos deve ser formulada com base na análise do perfil institucional, isto é, de seu contexto jurídico-administrativo, estrutura organizacional, missão, competências, funções e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessários. Além disso, deve estar articulada às demais políticas informacionais existentes no órgão ou entidade, tais como políticas de sistemas e de segurança da informação.”
h) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
CAPÍTULO IV Todo setor de Gestão de Documentos e Arquivo deve contar com arquivistas, conforme atribuições especificadas na lei que regulamenta o exercício da sua profissão, em número proporcional e adequado ao atendimento das necessidades dos usuários.
JUSTIFICATIVA: A atuação de arquivistas e técnicos de arquivo foi um dos elementos investigados na pesquisa voltada à gestão de documentos digitais nos 22 (vinte e dois) ministérios brasileiros, desenvolvida pelo Observatório de Documentos Digitais em 2017. O resultado revelou que 36% dos ministérios não possui a atuação de arquivistas ou técnicos em arquivo em suas estruturas, significando 8 (oito) ministérios sem a atuação destes profissionais.
É preocupante o número de órgãos da administração pública federal que não possui em seu quadro o profissional arquivista para promover a gestão de documentos públicos, determinada na Lei nº 8.159/91. A gestão privilegia o alcance da redução da massa documental, racionalidade no uso de recursos humano, financeiro e material, ganho de espaço, destinação adequada da documentação, rápida recuperação da informação, entre outros benefícios.
i) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
CAPÍTULO IV Danos causados pela degradação, inutilização ou destruição do patrimônio arquivístico sujeitam os transgressores às penalidades na forma da lei, sobretudo, o disposto na Lei 9.605, de 12 de fevereiro de 1998.
JUSTIFICATIVA: Alertar e coibir condutas ilícitas daqueles que pode via descartar documentos sem prévia consulta, em específico, às Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e aos Termos de Eliminação de Documentos e Editais de Eliminação
j) SUGESTÃO DE INCLUSÃO:
CAPÍTULO IV Em até seis meses a contar da publicação deste Decreto será criado o Comitê de Acompanhamento e Avaliação da Política de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal composto no mínimo por um representante dos seguintes segmentos:
Comissão de Coordenação do SIGA;
Ministério Público Federal
Cursos de Arquivologia;
Associações profissionais de arquivistas;
Associações de historiadores;
Associações da sociedade civil de atuação na fiscalização das contas públicas; e
Subcomissões do SIGA.
JUSTIFICATIVA: Se justifica pela necessidade de implementar mecanismos de avaliação, que é uma das etapas das políticas públicas, como está estabelecido na literatura relativa a essa área. É importante que avaliação seja composta pelos profissionais que executarão a política e representantes de segmentos da sociedade civil, que serão beneficiados por ela, uma vez que entre seus objetivos está o de dar acesso às informações para os cidadãos, como mencionado nos documentos disponibilizados como subsídio à Consulta Pública.
O Grupo de Trabalho de Politica Arquivística Institucional da Rede Nacional ARQUIFES definiu por iniciar o estudo da minuta da Política de Gestão de Documentos Arquivísticos que se encontra em Consulta Pública.
O Conselho Universitário da Universidade Federal de Alagoas - UFAL em sessão ordinária realizada no dia 07 de agosto de 2017, aprovou por ampla maioria a Regulamentação da Política de Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico da Instituição.
